Esse post faz jus ao seu nome, é do tamanho de um elefante!
Na sexta passada, nossa aula de Diplomática aconteceu no Centro de Documentação da UnB. O prof. André nos passou um texto de um conto hindu, em que oito homens cegos ao se depararem com um elefante, o descrevem de maneiras diferentes, de acordo com a parte que tocam. O oitavo homem, que estava acompanhado de uma criança, pede para que ela desenhe o elefante na areia e então percebe, ao acompanhar os traços do desenho, que todos estavam certos e errados. Como não conseguiam ver o todo, descreviam da maneira que lhes era mais evidente. Assim, acontece também na Ciência, ninguém está certo e nem errado, defendem uma parte do todo.
Nos dividimos então em equipes. Dois foram observadores, um para o arquivo permanente, o Breno e outro para o arquivo intermediário, a Cleila. Um analista tecnológico, a Alana; um investigador, eu; e um jornalista, a Emillyanne.
Cada um teve como objetivo entender em seu papel qual era função do CEDOC e quais eram as características dos documentos que lá se encontravam.
Os observadores não poderiam tocar em nada, somente observar o que lhes foi apresentado.
Suas conclusões foram:
O arquivo intermediário é basicamente um centro de apoio ao arquivo corrente e para a área administrativa da instituição serve como fonte de pesquisa. Nesse sentido, o arquivo intermediário, que geralmente abriga grande quantidade de documentos, funciona como apoio às decisões administrativas. É no arquivo intermediário que é feita a triagem do documento de acordo com os prazos de guarda estabelecidos na tabela de temporalidade usada pela instituição. Contudo para que isso se torne possível é necessário que e exista uma metodologia de organização capaz de facilitar o acesso a informação no arquivo.
Em uma visita feita no CEDOC, foi observado que o arquivo “intermediário” mais parecia uma total massa documental acumulada. Apesar de a maioria dos documentos estarem em caixas com espelhos, os mesmos não eram padronizados. Observando-se a questão da classificação, foi notado que alguns documentos pareciam estar classificados e outros ainda em estado de tratamento, o arquivo que era composto de papéis, fotos, fitas e disquetes parecia-se mais como um simples deposito sem qualquer metodologia.
O Arquivo Permanente guarda documentos relacionados a Pareceres Jurídicos, Resoluções (Reitoria, Faculdade de Saúde e Conselho de Administração), Prestação de Contas da FUB e Movimento Estudantil, entre outros documentos que não tivemos acesso.
O observador do Arquivo Permanente percebeu que há documentos da área meio passíveis de eliminação localizados fisicamente no mesmo lugar do Arquivo Permanente. Os documentos estão organizados de acordo com sua tipologia.
O analista tecnológico teve acesso à internet para pesquisar um pouco mais sobre o CEDOC. E chegou aos seguintes resultados da sua pesquisa.
O Centro de Documentação da Universidade de Brasília – CEDOC, é o órgão responsável pelo recolhimento, organização, preservação e acesso aos documentos arquivísticos da Instituição. O Centro de Documentação da Universidade de Brasília - CEDOC, Foi criado provisoriamente como Centro de Documentação e Arquivo da Universidade de Brasília – CEDAQ, em agosto de 1986, pelo Ato da Reitoria Nº 345/86 e logo após foi transformado em Centro de Custo pelo Ato da Reitoria Nº 596/88, de 24 de outubro de 1988 com o nome de Centro de Documentação da Universidade de Brasília – CEDOC/UnB, ele é hoje um órgão de assessoramento da Administração Superior da Universidade de Brasília e tem por finalidade recolher, preservar e garantir o acesso aos documentos arquivísticos de valor permanente ou de guarda prolongado, de acordo com classificação pré-estabelecida, e que sejam produzidos e acumulados pelas áreas meio e fim da Fundação Universidade de Brasília – FUB, assim como aos documentos de valor histórico e cultural, tornando-se assim uma ferramenta de vital importância a preservação da cultura e história orgânica da Instituição, além é claro de ser uma ferramenta imprescindível para tomadas de decisão dos diversos gestores da Instituição se tornando assim num veículo fundamental para o cumprimento da missão da Instituição, a saber: ensino, pesquisa e extensão.
É de sua competência básica:
Propor e executar uma política de produção, organização e preservação da documentação produzida e/ou recebida pelas áreas meio e fim da Fundação Universidade de Brasília (FUB) e de preservação dos bens culturais, articulando-se com as unidades acadêmicas e suplementares da UnB;
Custodiar a documentação produzida e/ou recebida pela Universidade de Brasília;
Produzir e aplicar novas tecnologias na área de restauração documental em articulação com diversos Departamentos da Universidade e treinar especialistas neste campo;
Apoiar e desenvolver projetos de pesquisas temáticas;
Manter intercâmbio cultural e cooperação técnico-científica com instituições congêneres;
Apoiar as atividades administrativas e acadêmicas da Universidade de Brasília; e,
Pesquisar, desenvolver e difundir técnicas de produção e tratamento de documentos.
Fomentar a pesquisa histórica através de projetos, principalmente sobre a UnB e a História Regional, além de outras áreas propostas por instituições ou pesquisadores isolados, desde que os fundos documentais sejam incorporados ao centro.
Para a execução de suas atividades específicas, o CEDOC da UnB conta com a seguinte estrutura administrativa: Conselho Deliberativo, Diretoria, Coordenação Administrativa, Coordenação de Conservação e Restauração, Coordenação de Pesquisa Histórica, Coordenação de Arquivos, que por sua vez se subdivide em: Gerência de Microfilmagem e Seção de Fotografias.
Como um dos objetivos do CEDOC é custodiar o acervo documental em suas fases intermediária e permanente, ao longo dos anos houve um acúmulo considerável de documentos no acervo, que hoje é constituído por aproximadamente 700 metros lineares ou 5 mil caixas de documentos textuais, 6 mil rolos de microfilme e 19 mil fotografias, contém documentos provenientes do Gabinete da Reitoria - GRE, Vice-Reitoria - VRT, Procuradoria Jurídica - PJU, Secretaria de Convênios - SCO, Decanato de Pesquisa e Pós-Graduação - DPP, Decanato de Administração - DAF, Conselho Diretor, Conselho Universitário, Conselho de Ensino, Pesquisa e Extensão, Conselho de Enquadramento, Secretaria de Órgãos Colegiados – SOC, Secretaria de Comunicação – SECOM, Assessoria de Segurança da Informação – ASI, Centro de Estudos Avançados Multidisciplinares – CEAM, Instituto de Ciências Biológicas – IB, Instituto de Artes – IDA, além das coleções Campanha Presidencial de 1989, Assembléia Nacional Constituinte, Projeto Natterer, Helena Barcellos e Fred Simons Keller.
A atividade arquivística realizada pela Coordenação de Arquivos do CEDOC é focada no desenvolvimento da política arquivística da UnB e, dentro dela, as atividades de tratamento da documentação custodiada, incluindo classificação, avaliação e descrição; elaboração e implantação de projetos de tratamento arquivísticos nos setores da Universidade, visando a organização dos arquivos acumulados, além do acompanhamento da transferência desses arquivos ao CEDOC; e atendimento ao público, tanto interno (comunidade acadêmica) quanto externo (sociedade em geral).
As atividades que se relacionam com o estágio em questão abrangem avaliação, descrição, conservação e preservação de documentos.
Os principais tipos documentais do acervo são: Atos da Reitoria, Resoluções da Reitoria, Resoluções do Conselho Diretor, Atas do Conselho de Administração, Resoluções do Conselho Universitário, Atas do Conselho Universitário, Processos de reclamações trabalhistas, ações rescisórias, da Justiça Federal envolvendo a UnB, precatórios, dossiês de atividades de iniciação científica, etc.
Os gêneros da documentação que se encontra no CEDOC são: textuais, micrográficos, iconográficos, sonoro, cartográficos, eletrônicos, filmográficos, bibliográficos.
No intuito de organizar, preservar e divulgar o acervo da Universidade de Brasília e outros acervos de instituições públicas ou particulares que a Universidade adquira ou sejam colocados à disposição é que o Centro de Documentação tem implantado uma política de produção, organização e preservação da massa documental das áreas meio e fim da Fundação Universidade de Brasília. Para isso o CEDOC tem implantado um programa de parcerias com as unidades acadêmicas e administrativas da Instituição que consiste em enviar equipe de arquivistas e estagiários as unidades da Universidade, sejas elas acadêmicas ou administrativas, com a finalidade de diagnosticar, classificar, ordenar e acondicionar a massa documental encontrada nessas unidades, além de fornecer treinamento básico para funcionários da unidade com a finalidade destes darem prossegmento ao tratamento básico a massa documental do que vier a ser produzido ou recebido posteriormente em suas respectivas unidades, agilizando assim o processo de futuras transferências ou recolhimentos que aquela unidade venha a fazer no futuro.
O Centro de Documentação da Universidade de Brasília também dispõe de um laboratório de restauração onde tem se esforçado para produzir e aplicar novas tecnologias na área de restauração para recuperação da informação em diversos suportes além de treinar especialistas neste campo de atuação. Com o objetivo de fomentar a pesquisa histórica através de projetos, principalmente sobre a UnB e a História Regional, além de outras áreas propostas por instituições ou pesquisadores isolados, desde que os fundos documentais sejam incorporados ao centro.
O investigador teve uma entrevista com a diretora do CEDOC, Tânia. A entrevista com mais sete investigadores foi muito proveitosa. Como a Tânia é quem a conhece tudo o que acontece no CEDOC, fez o papel do menino que desenha na areia o todo e assim pudemos entender de uma forma ampla. É claro que os detalhes, as fissuras nas orelhas do elefante nos passaram desapercebidas, mas concluímos que ele tem orelhas e todo o resto.
Ela nos deu uma explicação prévia do porquê o CEDOC não poderia se chamar assim. Como não há relação das outras atividades relacionados aos documentos da FUB, como UnBDoc, Protocolo, etc., o CEDOC se tornou um arquivo e não um Centro de Documentação. Explicou que o fundo do CEDOC é o da FUB e não somente da UnB, que faz parte da FUB. De que o plano de classificação utilizado para a área fim era o das IFES e para a área meio o do Conarq. Que ambos tinham falhas, mas que aos poucos, com as reformulações, estavam se adequando à realidade. Disse que o CEDOC nunca passou por uma eliminação aprovada pelo Arquivo Nacional e que ainda este ano passará pela primeira, de documentos da área meio. Para isso, uma comissão foi formada e a presidente é a prof. da FCI Cynthia Roncaglio. Aproximadamente 600 caixas serão eliminadas em breve. Disse-nos que as documentações dos Centros Acadêmicos não deveriam estar incluídas no fundo, porém essa não é a realidade. Nos expôs que o arquivo intermediário não está classificado, pois aguarda aprovação do plano de classificação das IFES. A data limite do fundo é de 1962 a 2010 e possui algo próximo de 560 metros lineares. O acervo é composto de fotografias, microfilmes, disquetes, papéis, mapas, entre outros.
A jornalista, uma entrevista com umas das monitoras da disciplina: Maiara e Fernanda. Foram feitas perguntas aleatórias sobre o Cedoc, as atividades arquivísticas em toda a Universidade e sobre os documentos. Em alguns questionamentos não obtive respostas; em outros, respostas sem precisão; e em alguns, respostas convictas
As perguntas foram feitas também por outros jornalistas, que pertenciam a outros grupos, foi realizado, assim, uma entrevista coletiva.
Foram feitas as seguintes perguntas:
- Data-limite da documentação que está sob a guarda do Cedoc;
- Quantos metros lineares tem a documentação;
- Se possui arquivistas, estagiários. Quantos? E se possuía mais algum profissional.
- Se a UnB possui políticas arquivísticas.
- Quais são os instrumentos arquivísticos utilizados pelo Cedoc.
- Como é feita a transferência da documentação de outros setores para o Cedoc.
- Como é feita a eliminação dos documentos.
Terminado isso, o prof. nos passou um questionário para juntarmos todos os dados recolhidos e entendermos que o CEDOC era um Elefante e não somente orelhas ou trombas. Nossas impressões foram as seguintes.
As espécies documentais existentes no CEDOC, segundo nossos observadores, foram atas, resoluções, memorandos, ofícios, prestações de contas, atos, pareceres, trabalhos acadêmicos, e concluíram que provavelmente haveriam mais, pois não chegaram a manusear as caixas.
Analisando essas espécies, definimos suas funções como:
Atas – comprovar a realização de reuniões, o que foi elaborado e as pessoas presentes;
Resoluções – regulamentar atividades
Memorandos – comunicação interna
Ofícios – comunicação externa
Prestação de Contas – comprovar atividades financeiras
Atos – decisões de diretoria, reitoria, conselhos, etc.
Pareceres – indicar a posição da UnB referente a um assunto específico
Trabalhos a Acadêmicos – trabalhos de alunos, pesquisas, monografias, etc.
Como podemos perceber, o fundo está oscilando em duas fases do ciclo de vida da teoria das três idades. Arquivo intermediário que estão incluídos memorando, ofícios, atos, trabalhos acadêmicos e todos os documentos que são permanentes, mas que aguardam vencer sua permanência neste arquivo. E arquivo permanente, que contém documentos como atas, resoluções, prestações de contas, pareceres.
Se pudéssemos sugerir um plano de classificação para o CEDOC, este seria:
Plano de Classificação de atividades-meio da Universidade de Brasília
Organização Administrativa
Pessoal
A documentação será organizada de acordo com cada funcionário, ou seja, cada funcionário terá uma pasta contendo toda a sua documentação. Pode ser usado os métodos alfabéticos para a ordenação de cada pasta funcional. Os documentos do funcionário deverão ser ordenados dentro da pasta considerando cada função dos mesmos.
Material
A documentação relativa a material será gerida e organizada por departamentos.
Patrimônio
Os documentos relativos a patrimônio serão geridos e organizados por departamentos.
Informática
Os documentos ficam divididos de acordo as atividades que geraram os mesmos. Exemplos: Aquisição de micros e laptops, manutenção de micros e laptops, manutenção de rede, etc.
Telefonia
Os documentos deverão ser geridos e organizados de acordo com a empresa que presta serviços de telefonia e com os tipos de serviços. Exemplos: Celular: Oi, TIM, Vivo, etc. Telefonia Móvel: Oi, TIM, Vivo, etc.
Financeiro
A documentação ficará subdividida por espécie documental. Exemplos: receita, despesa, compras, aluguéis, auditoria, etc.
Comunicação
Os documentos ficarão agrupados de acordo com a sua espécie. Exemplos: normas, atos, regimentos, comunicados, etc.
Diversos
A documentação será organizada conforme a atividade que foi realizada. Exemplos: feiras, encontros, etc.
Plano de Classificação de atividades-fim da Universidade de Brasília
Incluem-se documentos relativos à graduação. Exemplo: matrícula em disciplinas, frequência do aluno, avaliações, rendimentos do aluno, avaliação das disciplinas, documentos referentes a intercâmbio cultural, trancamento parcial e total, etc.
Neste, os documentos deverão ser ordenados por cada aluno, e dentro de cada pasta do aluno os documentos deverão ser agrupados e ordenados hierarquicamente, conforme a função de cada. Podem ser usados métodos alfabéticos para ordenar as pastas, e o método cronológico para ordenar as documentações referentes a cada atividade geradora do documento.
Lato sensu
Incluem-se documentos relativos a especialização. Exemplo: matrícula, frequência, avaliações, rendimentos, trancamento parcial e total, avaliação do curso, etc.
Stricto senso
Mestrado
Incluem-se documentos relativos ao mestrado. Exemplo: matrícula, frequência, avaliações, rendimentos, trancamento parcial e total, avaliação do curso, defesa de dissertação, etc.
Doutorado
Incluem-se documentos relativos doutorado. Exemplo: matrícula, frequência, avaliações, rendimentos, trancamento parcial e total, avaliação do curso, defesa de tese, etc.
Incluem-se documentos referentes a pesquisa.
Incluem-se documentos referentes a extensão.
Ao entendermos como funciona toda a estrutura sugerimos algumas ações arquivísticas para serem implantadas no acervo. Um sistema de protocolo integrado com toda a FUB deveria ser implantado, uma melhor descrição dos fundos, não aceitar documentos dos Centros Acadêmicos por se tratarem de documentação privada, política de treinamento de pessoal nos diversos órgãos da FUB com relação à gestão documental, o que consequentemente, abriria mais tempo para o CEDOC desenvolver outras atividades.
Achamos que as informações do investigador foram as mais importantes para as nossas conclusões. A de todos os outros integrantes foram essenciais para um maior detalhamento do que é o Elefante chamado CEDOC.
Cleila Barbosa
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